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如何设置会计科目和账户

【什么是账务初始化?】
从目前会计电算化的发展水平来看,计算机账务处理与手工账务处理基本一致,因为计算机的账务处理是模仿手工账务处理而形成的。
手工账务处理系统主要内容包括:根据会计科目设置账户;填制和审核记张凭证;录入凭证;试算平衡;错账修改;对账;结账。
相应地,计算机账务处理系统包括以下内容:凭证处理;记账;结账;查询;对账;系统管理(包括账务初始);打印输出。
与手工建账相类似,计算机账务初始化主要包括会计科目和账户的设置及自动转账设置。
(1)设置会计科目和账户。
主要设置以下项目:
①会计科目的级别。
一般应设到三级,多的可以设到五级。
②会计科目代码。会计科目的代码是指会计科目统一规定的代码。目前,行业会计制度将一级会计科目代码确定,企业可以根据情况增加会计科目和科目代码。自定的会计科目的代码,应与财政部规定的代码的设定相吻合,例如:工业企业的资产为100,负债为200等等。二级以下的代码可以自己设定,大公司和企业集团应统一考虑,设定统一的代码,以便会计信息共享。
③会计科目名称。会计科目名称应按会计制度的规定设置,不应随意简化,例如:将“应付福利费”设置成“福利费”;将“应收账款”设置成“应收款”等等,都是不规范的。
④会计科目的类型。会计科目的类型是指使用的会计科目属于哪一类,即资产类、负债类、成本类和损益类,以明确该科目在计算机处理中所具备的一些特性,在具体操作中用代号来实现,一般用阿拉伯数字中的l、2、3、4、5来代替。
⑤账户的定义。账户定义就是对账户的格式和账户余额进行规定。账户的格式分三栏式、多栏式和数量金额式。账户余额是指设置账户的年初数、累计发生额和本期余额的借贷方向和金额。如果已记录过手工账,将手工账转为计算机记账,那么,要将手工账转入计算机的数据是在账户定义这一环节完成,也就是将账簿上要结转的数据的借贷方向,发生额和余额,在此环节输入计算机,以便以后按期输入凭证。
(2)自动转账设置。
企业的一些账务处理往往是固定的,只是不同期间的发生额不同而已。例如:每期结束时,要做如下分录:借记“产品销售收入”账户,贷记“本年利润”账户;借记“本年利润”账户,贷记“产品销售成本”、“产品销售费用”、“产品销售税金及附加”、“管理费用”、“财务费用”等账户。因此,多数财务软件都能提供了自动转账功能。这项功能的实现是按照事先的设置来进行的。自动转账设置包括:①业务凭证顺序号;②经济业务摘要;③科目代号或名称;④借贷方向;⑤金额来源;⑥计算公式。
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